神戸市で飲食店、美容室、歯科医院などを経営されているオーナー、院長先生向けの記事です。

就業規則を専門家に作ってもらったものの、オーナーや院長自身が内容を完全に把握できておらず、スタッフさんから質問があるたびに社労士に確認したり、分厚い規程集を読み返したりと、余計な時間がかかっていませんか？

あるいは担当者がいる場合でも、急な問い合わせや電話対応で時間を取られてしまい、本来の業務が滞ってしまうこともあるのではないでしょうか？

そこでこの記事では、社労士×生成AI活用アドバイザーの視点から、Googleの無料AIツール「NotebookLM」を活用した就業規則などの社内ルール検索システムの構築方法を詳しく解説します。

この記事でわかること

NotebookLMを使った社内ルール検索システムの作り方
就業規則だけでなく暗黙のルールも含めた知識ベースの構築方法
問い合わせ対応時間を削減する具体的な活用手順

1 NotebookLMとは？社内ルール管理に最適な理由
2 NotebookLMで社内ルール（就業規則）検索システムを構築する方法
3 実践的な活用方法と効果
4 社労士×生成AI活用アドバイザーが教える運用時の労務管理ポイント
5 よくある質問
6 まとめ：NotebookLMで実現する働きたくなる組織へ
7 🎯 さらなる組織改善をお考えの方へ

NotebookLMとは？社内ルール管理に最適な理由

NotebookLMの基本

NotebookLMは、Googleが提供しているAIツールで、無料でも利用が可能です。

最大の特徴は、原則、ユーザーアップロードした資料のみを情報源として回答する点です。ChatGPTやGeminiのようにインターネット上の情報を参照しないため、社内の就業規則や独自ルールを正確に扱えます。

NotebookLMとは？基礎と小規模事業での活用方法

神戸市内の小規模事業所経営者の方から、「生成AIを導入したいけれど、何から始めればいいかわからない」「無料で使えるAIツールはないのか?」といったご質問をいただ…

小規模事業所にとっての3つのメリット

小規模事業所がNotebookLMを導入すると、以下のようなメリットがあります。

完全無料で利用可能: Googleアカウントがあればすぐに始められ、月額費用は一切かかりません。小規模な事業所でも、導入コストの心配なく活用できます。
24時間対応: スタッフさんが疑問に思ったとき、いつでも自分で調べられるようになります。経営者や担当者への問い合わせが減り、本来の業務に集中できる環境が整います。
正確性の高い回答: インターネット上の不確かな情報ではなく、あなたの事業所の就業規則や独自ルールだけを参照するため、誤った情報が混ざる心配がありません。

従来の管理方法との違い

これまで多くの事業所では、紙で打ち出して書棚に保管したり、PDFでファイルサーバーに保存したり、あるいは紙の冊子を配布したりする方法で就業規則を管理してきました。

しかし、この方法では
「必要な情報がどこに書いてあるか分からない」
「検索しても該当箇所が見つからない」
「内容が難しくて理解ができない」
といった課題がありました。

NotebookLMなら、AIに質問するだけで、関連する規程の該当箇所を引用しながらわかりやすく回答してくれます。

NotebookLMで社内ルール（就業規則）検索システムを構築する方法

準備するもの

システム構築を始める前に、以下のものを用意しましょう。

Googleアカウント（無料で作成可能）
就業規則（PDF形式またはWord形式）
その他の社内規程（給与規程、休暇規程など）
暗黙のルールをまとめたドキュメント（後述）
経営理念や行動指針（あれば）

作業時間は15分程度で完了します。

ステップ1: NotebookLMにアクセスする

まず、NotebookLMの公式サイト（https://notebooklm.google.com）にアクセスします。

Googleアカウントでログインします
画面左上の「新しいノートブック」ボタンをクリックします
ノートブック名を「社内ルール検索システム」など、分かりやすい名前に設定します

⚠️ 注意: 初回アクセス時は、利用規約への同意が求められます。内容を確認の上、同意してください。

ステップ2: 就業規則と社内規程をアップロードする

次に、あなたの事業所の就業規則や社内規程をNotebookLMに読み込ませます。

画面中央の「ソースを追加」ボタンをクリックします
「ファイルをアップロード」を選択します
就業規則のPDFまたはWordファイルをドラッグ&ドロップするか、選択してアップロードします
同様に、給与規程、休暇規程など、関連する規程もすべてアップロードします

⚠️ 注意: 無料版では1つのノートブックに最大50個のソース（ファイル）をアップロードできます。一般的な小規模事業所であれば十分な数です。

対応ファイル形式: PDF、Word、Googleドキュメント、テキストファイル、Webページ、YouTube動画など、多様な形式に対応しています。

ステップ3: 暗黙のルールと経営理念を追加する

就業規則には明記されていない、しかし重要な「暗黙のルール」も、NotebookLMに読み込ませることができます。

例えば、以下のような内容です。

お客様対応で特に気をつけていること
スタッフ間のコミュニケーションのコツ
繁忙期の協力体制
清掃や整理整頓の独自ルール
経営理念に基づく行動指針

これらの内容をGoogleドキュメントやWordでまとめ、「当店（当院）のルールブック」といったタイトルで保存し、同様にアップロードします。

ポイント: 箇条書きで簡潔に書くのがコツです。「〜してください」「〜を心がけましょう」といった表現で統一すると、NotebookLMが回答しやすくなります。

ステップ4: 実際に質問して確認する

すべてのファイルをアップロードしたら、試しに質問してみましょう。

画面下部のチャット欄に、以下のような質問を入力します。

「有給休暇の取得方法を教えてください。」
「産前産後休業は何日間取得できますか？」
「遅刻したときの連絡先はどこですか？」
「お客様の対応で特に気をつけるべきことは？」

NotebookLMは、アップロードした資料から該当箇所を引用しながら回答してくれます。回答の右側には、どのファイルのどの部分を参照したかが表示されるため、事実確認も簡単です。

確認方法

システムが正しく機能しているか、以下の項目を確認しましょう。

質問に対して適切な回答が返ってくるか
回答に引用元の規程名が表示されているか
複数の規程にまたがる質問にも対応できるか
暗黙のルールについても回答してくれるか

構築時によくあるトラブル対応

よくあるトラブルと、その解決方法をご紹介します。

問題: ファイルがアップロードできない。
解決: ファイルサイズが大きすぎる可能性があります。PDFの場合は50MB以内に収めるか、複数のファイルに分割してください。

問題: 質問しても「情報がありません」と回答される。
解決: 該当する内容がアップロードした資料に含まれていない可能性があります。規程を確認し、必要に応じて追加資料を作成してアップロードしてください。

問題: 回答が長すぎる、または分かりにくい。
解決: 質問の仕方を変えてみましょう。「簡潔に教えてください」「要点だけ教えてください」と付け加えると、短い回答が得られます。

実践的な活用方法と効果

スタッフさんへの共有方法

NotebookLMで作成した検索システムは、スタッフさんに共有できます。

画面右上の「共有」ボタンをクリックします
「リンクを知っている全員」を選択します
表示されたリンクをスタッフさんに伝えます（メールやLINEグループなどで共有可能）

スタッフさんは、自分のGoogleアカウントでログインすれば、いつでもこのシステムを利用できるようになります。

ポイント: 初めて使うスタッフさんには、簡単な使い方マニュアルを作成しておくと親切です。「こんな質問ができます」という例を3〜5個示すだけでも、利用のハードルが下がります。

よくある質問の事例

実際に飲食店、美容室、歯科医院などの小規模事業所でよく聞かれる質問の例と、NotebookLMの活用方法をご紹介します。

「シフト変更の連絡は何日前までですか」
「制服の管理方法は」

「産前産後休業の取得手続きを教えてください」
「有給休暇の取得申請はいつまでですか」
「お客様（患者様）からクレームがあった場合の対応手順は」

導入による効果の測定

NotebookLMを導入した後は、以下の視点で効果を確認しましょう。

経営者や担当者への問い合わせ件数は減ったか
スタッフさんが自分で調べて解決できるようになったか
規程の確認にかかる時間が短縮されたか
新入スタッフの育成時間が削減できたか

多くの事業所では、導入後1か月で問い合わせ対応時間が30〜50%削減される効果が報告されています。

社労士×生成AI活用アドバイザーが教える運用時の労務管理ポイント

情報セキュリティの確保

NotebookLMを業務で使用する際は、以下のセキュリティ対策を必ず実施してください。

個人情報は絶対にアップロードしない: スタッフ氏名、住所、マイナンバーなど、個人を特定できる情報を含むファイルは使用しないでください。
就業規則も、「事業所名」などを削除したテンプレート版を用意しましょう。
共有範囲を適切に設定: 「リンクを知っている全員」で共有する場合、リンクが外部に漏れないよう注意が必要です。社内専用のコミュニケーションツールでのみ共有しましょう。
定期的な見直し: 退職者が出た場合は、必要に応じてノートブックを作り直すか、アクセス権限を見直しましょう。

Googleの公式発表によると、NotebookLMにアップロードした情報はAIの学習データとして使用されないとなっていますが、極力個人の特定につながる情報はアップしないようにしましょう。

就業規則の周知義務との関係

労働基準法第106条では、使用者は就業規則を労働者に周知する義務があります。

NotebookLMを活用することで、従業員がいつでもどこからでも就業規則を確認できる環境が整うため、周知義務の一翼を担う手段となります。

ただし、以下の点に注意が必要です。

NotebookLMだけでなく、紙の冊子やPDFファイルをサーバに保存するなど、いつでも就業規則の全文を確認できる周知方法も併用する必要があります。
就業規則などを改定した際は、NotebookLMの内容も必ず更新します。

規程改定時の更新手順

法改正や社内事情により就業規則を改定した場合は、NotebookLMの内容も速やかに更新しましょう。

NotebookLMを開き、画面左側のソース一覧から古い就業規則を見つけます
該当するソースの右側にある「×」ボタンをクリックして削除します
「ソースを追加」ボタンから、新しい就業規則をアップロードします
試しに質問をして、新しい内容が反映されているか確認します
スタッフさんに「規程を更新しました」と周知します

更新作業は5分程度で完了します。

よくある質問

本当に無料で使い続けられますか？今後有料化される心配はありませんか？: 2025年10月現在、NotebookLMは基本機能を無料で利用できます。ただし、より高度な機能が必要な場合は、有料プラン「NotebookLM in Pro」（月額約2,900円）も用意されています。

無料版でも1つのノートブックに最大50個のソース（ファイル）をアップロードでき、100個のノートブックを作成できるため、小規模事業所であれば無料版で十分対応可能です。

スマートフォンからも利用できますか？: はい、2025年5月よりiPhoneとAndroid向けの公式アプリがリリースされており、スマートフォンからも快適に利用できます。

通勤中や休憩時間など、パソコンがない場所でもスタッフさんが自分で規程を確認できるため、より便利になっています。

NotebookLMの回答が間違っていた場合はどうすればいいですか？: NotebookLMはアップロードした資料のみを参照するため、基本的に誤った情報が混ざることはありません。

ただし、質問の仕方によっては意図しない回答が返ってくる場合があります。その際は、質問の表現を変えてみるか、回答に表示される引用元を確認して、元の規程を直接確認することをお勧めします。

複数の店舗や事業所がある場合、それぞれにノートブックを作る必要がありますか？: 就業規則が共通であれば、1つのノートブックを全店舗で共有できます。

ただし、店舗ごとに独自のルールがある場合は、共通の規程に加えて「◯◯店のルールブック」といった店舗別の資料も追加すると便利です。あるいは、店舗ごとに別のノートブックを作成する方法もあります。