突然ですが、ChatGPTのカスタム機能「GPTs」をご存知でしょうか？
「AIを業務に活用したいが、どこから始めればよいかわからない」
「自社の業務に特化したAIツールがあれば効率化できるのに」
とお考えの経営者の方も多いことと思います。
社会保険労務士かつ生成AI活用アドバイザーとして、神戸市の小規模企業様の生成AI活用のサポートを行っている経験から、GPTsの基本知識と小規模企業での活用の可能性をわかりやすく解説いたします。
目次
GPTsの基本理解
定義
結論：GPTsとは、ChatGPTを特定の目的や業務に特化してカスタマイズできるAIアシスタント作成機能です。
一般的なChatGPTとは異なり、GPTsでは自社の業務フローや専門知識を学習させ、より具体的で実用的な回答を得られるカスタムAIを作成できます。
プログラミング知識は不要で、日本語での指示だけで作成可能です。（使い方は通常のChatGPTとほぼ同じ）
小規模企業での現状・需要
小規模な企業では、限られた人数で多様な業務をこなす必要があり、効率化への需要が高まっています。
特に、事務的な定型業務（資料作成、社内文書の作成、マニュアル作成など）において、自社特有のルールや知識を反映したAI活用への関心が増加しています。
これまで一般的なAIツールでは対応しきれなかった、自社独自の業務プロセスや専門用語に対応できるカスタマイズAIとして、GPTsが注目されています。
小規模企業にとっての重要性・影響
小規模企業では、専門的なIT部門やシステム開発予算がない中で、手軽に業務効率化を実現できるツールとしてGPTsの価値が非常に高くなります。
自社の業務に特化したAIアシスタントを持つことで、新人スタッフの教育、ベテランスタッフの知識共有、日常業務の業務効率化・品質向上などが期待できます。
また、24時間利用可能なため、営業時間外でも業務サポートを受けられる利点があります。
基礎知識・理解における実践的アプローチ
GPTsの主要機能と特徴
GPTsの核となる機能は、カスタム指示、知識ベース追加、外部ツール連携の3つです。
カスタム指示では、自社の業務ルールや対応方針を詳細に設定でき、知識ベース追加機能では、社内マニュアルやFAQ資料をアップロードして学習させることができます。
さらに、外部ツールとの連携により、Webサイトの情報取得や画像生成なども可能になります。
外部ツール連携に関しては、当事務所ではまだまだ研究の真っ最中です。
小規模企業特有の適用例
小規模企業では、一人のスタッフが複数の役割を担うことが多いため、GPTsを「万能アシスタント」として活用できます。
例えば、営業資料作成、顧客からの問い合わせ対応、社内報告書の作成といった異なる業務を、一つのカスタマイズされたGPTsでサポートすることが可能です。
回答や制作物の精度を上げるには、業務ごとに独立したGPTsを設定する方がいいです。
また、経営者の判断基準や会社の価値観を学習させることで、スタッフが迷った時の「相談相手」としても機能し、一貫性のある業務遂行を支援します。
理念浸透や組織の価値観浸透に利用できます。
よくある誤解・注意点
「GPTsを作成すれば自動的に全ての業務が効率化される」という誤解がありますが、効果的なGPTsには適切な設計と継続的な改善が必要です。
また、「難しいAIの知識が必要」という先入観も間違いで、実際は日本語での指示だけで作成できます。
重要なのは、機密情報の取り扱いです。社外秘の情報をGPTsに学習させる際は、適切なセキュリティ設定と利用範囲の明確化が必須となります。
社労士×生成AI活用アドバイザーによる実務アドバイス
小規模企業特有の注意点・リスク
小規模企業でGPTsを導入する際の最大のリスクは、情報セキュリティの管理体制不備です。限られた知識で運用する場合、機密情報の漏洩や不適切な外部共有が発生する可能性があります。
また、GPTsに過度に依存してしまい、スタッフの本来の判断力や創造力が低下するリスクも考慮が必要です。
AIはあくまでサポートツールとして位置づけ、人間の最終判断を重視することが重要です。
労務管理と生成AI活用の統合アプローチ
GPTsの活用は、スタッフの働き方や業務評価にも影響を与えます。AI活用スキルを新たな評価項目として設定し、適切な研修機会を提供する人事制度の見直しが必要となることがあります。
自社で生成AI活用を誰にどの程度すすめたいのかによって、対応が異なってきます。
当事務では、GPTsの導入と同時に、労務管理の観点から適切な利用ガイドラインの策定、スタッフへのGPTsの活用研修、AI活用を前提とした人事評価制度の構築などを行っています。
神戸市でのサポート・助成金情報
神戸市では、DX推進やIT導入を支援する制度が充実しています。GPTsの導入・活用も、デジタル化促進の一環として支援対象となる場合があります。
特に、こうべ産業・就労支援財団が提供するIT関連セミナーや、兵庫県の中小企業デジタル化促進事業なども活用可能です。
また、当事務所では、各企業の状況に応じた個別具体的な相談を随時受け付けています。
H2: よくある質問・課題
次のステップ・アクション
情報収集段階での優先行動
まずは、現在の業務の中で
「毎回同じような作業を繰り返している」
「マニュアルを見ながら対応している」
「この作業が地味に面倒で困っている」
といった定型業務を洗い出してみましょう。これらがGPTsでサポートできる候補業務となります。
無料のChatGPTでまず基本的な使い方に慣れ、自社業務での活用イメージを具体化することから始めることをお勧めします。
専門家相談のタイミング・メリット
「自社に最適なGPTsの設計方法が分からない」
「セキュリティ対策を含めた運用ルールを策定したい」
「スタッフ教育とAI活用を組み合わせた人事制度を構築したい」
といった段階で、専門家への相談をお勧めします。
生成AI活用と労務管理の両面から総合的にサポートすることで、単なるツール導入を超えた、組織全体の生産性向上を実現できます。
神戸市での具体的サポート情報
当事務所では、GPTsの基本的な作成方法から、企業様独自のカスタマイズ、運用ガイドライン策定まで、包括的なサポートを提供しています。初回相談は無料で承っております。
また、定期的なGPTs活用セミナーや、同業他社との情報交換会なども開催しており、神戸市の企業様同士のネットワーク構築も支援しています。
生成AIの活用により、地域企業の競争力向上に貢献していきます。
