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歯科医院のための労働基準監督署対策:調査に備える重要ポイント

「労働基準監督署」という言葉にあまりなじみはないかと思いますが、実は労働基準監督の定期調査や臨時の調査で、多くの歯科医院が労務管理の不備を指摘され、是正勧告を受けています。

本記事では、労働基準監督署の調査に備えるための重要ポイントを解説します。

適切な労務管理は、スタッフさんの働きやすさを向上させ、採用や定着に好影響をもたらすだけでなく、歯科医院の健全な経営にも直結します。

今すぐできる対策から、長期的な視点での改善まで、歯科医院院長が知っておくべき情報を詳しくお伝えしていきます。

わかりやすさを重視するため、一部正確な法律用語や名称を用いていないことがありますので、ご了承ください。

歯科医院と労働基準監督署

労働基準監督署は、労働基準法をはじめとする労働関係法令の遵守を確保するための重要な役割を担っています。

歯科医院を含むすべての事業所に対して、立入調査や監督指導を行う権限を持っています。

具体的には、労働時間、賃金、安全衛生などの労働条件が、法律に照らして適切に守られているかをチェックし、必要に応じて是正勧告や指導、悪質な場合は送検を行います

歯科医院が労働基準監督署の調査対象となる理由として、以下の特徴が挙げられます。

  • 小規模な医院が多く、労務管理の専任者がいないため、労務管理体制が整っていないことが多い。
  • 歯科衛生士や歯科助手などの職種の特徴として女性が多く、育児と仕事の両立や均等待遇の観点からも労働環境に関する社会的関心の高まり
  • 労働環境の質が低いと、従業員数に過度の疲労やストレスがかかり、医療ミスにつながる可能性があるため。

労働基準法違反は、歯科医院にとって深刻な結果をもたらす可能性があります。

通常、調査で法令違反や改善点が発覚した場合は、是正勧告がなされ、この勧告内容に従って適切に改善・報告を行えば、深刻な事態に陥ることはありません

ただし、是正勧告に従わなかったり、適切な対応をせずに放置していた場合は、最悪の場合6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。
また、悪質な事業所として公表されることもあります。

こうなると、患者さんはもちろんのこと、地域社会からの信頼を大きく損なうことになります。このような信用低下は長期的な経営に深刻な影響を与えかねません。

また、優秀な人材の確保や定着にも悪影響をおよぼします。
労働環境に問題のある医院で働きたい人はいません。人材不足が叫ばれる中、これは歯科医院の人材獲得競争力を著しく低下させる要因となります。

労働基準法の遵守は単なる法的義務ではなく、歯科医院の持続可能な経営のための重要な投資といえます。

なぜなら、適切な労務管理は、スタッフの満足度向上、生産性の向上、そして最終的には患者サービスの質の向上につながるからです。

労働基準監督署の立入調査:何を見られるのか

労働基準監督署の調査は主に労働基準監督署から来訪依頼があり、必要書類を持って労働基準監督署にこちらから訪問するケースと、労働基準監督署の調査官(労働基準監督官、以下「監督官」)が事業所に訪問してくるケースがあります。

どちらのケースも通常は、日時を調整のうえ実施されますが、まれに予告なしに調査官が訪問してくることもあります。

監督官来訪時の流れは以下のとおりです。

STEP

監督官の身分確認

STEP

院長または人事責任者との面談

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各種書類の確認

STEP

施設内の巡視

STEP

従業員へのヒアリング

STEP

結果の説明と是正勧告や指導(必要な場合)

対応の基本は、誠実さと透明性です。虚偽の報告や書類の隠蔽は絶対に避けてください。不明点があれば、その場で確認し、後日回答するという方法も可能です。

調査では、以下の書類を重点的にチェックします。

  • 労働者名簿:全従業員の基本情報が正確に記録されているか
  • 賃金台帳:給与計算の根拠と支払い状況が適切か、出勤日数や労働時間数などが記載されているか
  • 出勤簿やタイムカード:勤怠管理、労働時間の管理が適切に行われているか
  • 労働条件通知書:法律に則って労働条件が明確に伝えられているか
  • 就業規則:内容が適切で、従業員に周知されているか、労働基準監督署に届け出がされているか(従業員数が10人以上の場合)
  • 36協定:時間外労働・休日労働に関する協定が適切に結ばれ、労働基準監督署に届け出がされているか
  • 安全衛生関連の書類:健康診断の実施記録が保管されているかなど

これらの書類は、常に最新の状態で整理・保管しておくことが重要です。特に、歯科医院特有の勤務体系(シフト制など)が適切に記録・管理されているかに注意が必要です。

労働基準監督署の調査官は、書類だけでなく実際の労働状況を確認するために、従業員にヒアリングを行うことがあります。主な質問内容は以下の通りです。

  • 実際の労働時間と休憩時間
  • 残業の頻度と残業代の支払い状況
  • 有給休暇の取得状況
  • 労働条件の説明を受けたか
  • ハラスメントなどの問題はないか

立入調査は、決して恐れるものではありません。むしろ、自院の労務管理の現状を客観的に評価し、改善の機会を得るチャンスと捉えましょう。

監督官は多くの案件を抱えているため、速やかに対応してくれる事業所には好意的です。

また、すぐに改善できなくても取り組み状況を定期的に報告すると喜ばれます。
このような対応によって、調査を機に監督官と良好な関係を築くことも可能です。

労働時間管理と給与計算:監督署のチェックポイント

労働基準監督署が最も注目するのが、労働時間の管理です。 歯科医院では、シフト制や時間外診療などがあるため、特に注意が必要です。

  • タイムカードの運用
    ・始業・終業時刻を正確に記録する
    ・実際の労働時間とタイムカードの記録が一致しているか
    ・事後的な修正がある場合、その理由と承認プロセスが明確か
  • 変形労働時間制を導入している場合
    ・法律に基づいて、適切に運用されているか
    ・シフト表が事前に作成・周知されているか
  • 休憩時間の確保
    ・6時間超の勤務で45分、8時間超で1時間の休憩が確実に取得されているか
    ・休憩時間中の呼び出しや電話応対などがないか

残業代の未払いは、労働基準監督署の調査でよく指摘される項目です。歯科医院特有の課題にも注意が必要です。

  • 残業時間の把握
    ・事前申請制や上限設定など、残業のルールが明確か
    ・勉強会やセミナーなどへの参加の時間や早出残業なども適切に把握されているか
    ・1分単位で管理され、30分単位などで残業時間の切り捨てをしていないか
  • 割増賃金の計算(残業代の計算)
    ・法定労働時間(1日8時間、週40時間(特例措置対象事業場に該当する場合は週44時間))を超える労働(時間外労働)に対して、25%以上の割増賃金を支払っているか

    ・1ヶ月の時間外労働が60時間を超える部分については、50%以上の割増賃金を支払っているか(中小企業は2023年4月から適用済み)

    ・深夜労働(22時〜5時)に対して、25%以上の割増賃金を支払っているか

    ・休日労働に対して、35%以上の割増賃金を支払っているか

歯科医院特有の注意点
・診療準備や後片付けの時間も労働時間として計算されているか
(診療時間=労働時間とされている医院さんがあります。)

・待機時間(患者の来院待ち)の取り扱いが適切か

休憩時間の確保と有給休暇の適切な付与も、労働基準監督署のチェックポイントです。

  • 休憩時間
    ・労働時間の途中に与えられているか
    ・自由に利用できる状態になっているか(食事スペースの確保など)
  • 年次有給休暇
    ・法定の日数以上が正しく付与されているか
    ・年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、年5日以上の取得を行わせているか
    ・時間単位の取得制度を設けている場合は、労使協定が締結されているか
  • 法定の休暇など
    ・産前産後休暇、育児・介護休業などが適切に取得できる体制になっているか
    ・歯科医院独自の特別休暇(慶弔休暇や研修参加のための休暇など)がある場合、その運用ルールが明確か

年次有給休暇の取得違反に対する過料
年10日以上の有給休暇が付与されている従業員が、5日以上の取得ができていない場合、違反者1人につき30万円の過料が課されることがあります。

労働条件通知書と就業規則:作成と運用の注意点

労働条件通知書は、歯科医院でも、すべてのスタッフ(パート・アルバイト含む)に対して適切に作成・交付する必要があります

労働条件通知書に必要な記載事項

  • 労働契約の期間
  • 就業の場所、従事すべき業務
  • 始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇
  • 賃金の決定・計算・支払方法、締切り・支払時期
  • 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

歯科医院特有の注意点

  • シフト制の場合、その旨と具体的な勤務時間の決定方法
  • 時間外診療がある場合、その条件と手当
  • 歯科衛生士や歯科助手など、職種ごとの具体的な業務内容

更新のタイミング

  • 昇給や勤務形態の変更時
  • 就業規則の改定に伴う労働条件の変更時
  • 法改正により労働条件に影響がある場合

労働条件通知書は、トラブル防止の観点からも重要ですので、必ず作成して配布するようにしましょう。

労働条件通知書と似て非なる雇用契約書

労働条件通知書はその名のとおり「通知」ですので、事業主側(医院)からの一方的な通知です。一方で、雇用契約書は、「契約」ですので、医院とスタッフさん双方が合意するものです。

通知書だけではスタッフさんの合意の確認がとれないため、個人的には雇用契約書の作成をおすすめしています。
内容的には労働条件通知書と同じものでも構いません。

雇用契約書のひな形はこちらから入手できます。
【歯科医院のための2大労務リスクから医院とスタッフを守るための3つの重要書類】

就業規則は、全員が気持ちよく働ける場をつくるための基本ルールですので、歯科医院でも、適切に作成し運用することが求められます。

作成の義務がある医院

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、作成と届出が義務付けられています。

ただし、10人未満でもトラブル防止の観点から作成が推奨されます。就業規則に規定しておかなければ、医院としてスタッフさんに指示命令したり、義務を課すことができないことがあります。

常時10人以上の労働者とは?
パートタイマーやアルバイトも、所定労働時間や日数に関わらず1人としてカウントされます。例えば、週1日であっても定期的に出勤する人は、1人としてカウントします。

必要な記載事項

  • 絶対的必要記載事項:絶対に記載しなければならない事項
    ・労働時間、賃金、退職に関する事項など
  • 相対的必要記載事項:制度などがある場合は記載しなければならない事項
    退職手当、安全衛生、災害補償、表彰・制裁など
  • 任意記載事項:記載は任意とされる事項
    経営理念、就業規則の適用範囲など

歯科医院特有の留意点

  • 感染予防や医療安全に関するルールの記載
  • 患者情報の取り扱いに関するルールの記載

就業規則の変更は、従業員の労働条件に直接影響を与える可能性があるため、慎重に行う必要があります。不利益な変更を一方的に行った場合は、その変更が無効となる可能性があります。

就業規則変更手続きの基本

  • 従業員の過半数代表の意見を聴取する
  • 変更内容が合理的であり、周知されていることが必要
  • 不利益変更の場合、従業員の個別の同意が原則必要
  • 不利益変更の場合、移行措置や緩和措置を設ける

就業規則の周知方法

就業規則の周知方法としては、以下のような方法があります。

  • 院内での掲示(誰でもいつでも見られる状態にしておくこと)
  • 従業員への個別配布
  • グループウェアやPCの共有フォルダなどで共有(誰でもアクセス可能なこと)

就業規則の説明会

就業規則の説明会の開催は義務ではありませんが、ルールの共有や従業員の納得感、意見長聴取などの点からも開催をおすすめします。

  • 変更理由を明確に説明する
  • 質問や意見を受け付ける機会を設ける
  • 必要に応じて個別面談を行う

労働条件通知書と就業規則は、歯科医院の円滑な運営と良好な労使関係の構築に不可欠です。

ポイントとしては、就業規則をただ単に作るのではなくスタッフさんを就業規則の作成に巻き込むことで、当事者意識を持ってもらえ、ルールに対する納得感を高めることが可能です。

労働基準監督署の指導を受けないための日頃の対策

労働基準監督署の指導を受けないためには、日頃から自主的に労務管理の状況をチェックすることが重要です。

責任者を決めて、半年、1年ごとなど、定期的かつ継続的ににチェックを実施する体制を整えることが重要です。

院内で対応が難しい場合は、外部の専門家に依頼して定期的にチェックを受けることも検討しましょう。

自主的にチェックするのは以下のような項目です。

  • 労働時間管理(特に時間外労働の状況)
  • 賃金計算の適正性
  • 有給休暇の取得状況
  • 36協定の締結と運用状況
  • 安全衛生管理体制に問題はないか

労務管理の改善やより良い職場づくりには、従業員との良好なコミュニケーションが不可欠です。以下のような施策を実施して、コミュニケーションを強化しましょう。

  • 定期的な面談の実施:
    ・半年に1回程度、個別面談を行い、労働条件や職場環境について意見を聴取する
    ・人事評価の機会も活用し、労働条件に関する質問や要望を受け付ける
  • 意見箱やアンケートの活用:
    ・匿名で意見を提出できる仕組みを作る
    ・定期的に職場環境や労働条件に関するアンケートを実施する
  • 労使協議の場の設置:
    ・従業員の代表と定期的に協議する機会を設ける
    ・就業規則の改定や労働条件の変更時には、必ず意見を聴取する
  • 情報共有の徹底:
    ・労働関係法令の改正情報を従業員に周知する
    ・院内の労務管理方針や取り組みを明確に伝える

歯科医療の専門家である院長が、複雑な労務管理のすべてを把握することは困難です。専門家の力を借りることで、より確実で適切な労務管理が可能になります。

  • 社会保険労務士や労働法に詳しい弁護士との連携:
    ・定期的な相談や監査を依頼する
    ・法改正時の対応や複雑な労務問題の解決に活用する
    ・院長や管理者向けの労務管理研修を定期的に実施する
    ・従業員向けにも、労働法や労働安全衛生に関する基礎知識の研修を行う
  • 労働基準監督署や労働局の相談窓口の利用:
    ・疑問点があれば、積極的に労働基準監督署や労働局の相談窓口を利用する
    ・セミナーや説明会があれば参加し、最新情報を入手する

これらの取り組みは、従業員の満足度向上、人材の確保・定着、さらには医療サービスの質の向上にもつながる非常に重要なものです。

まとめ

労働基準監督署対策は歯科医院の重要な経営課題です。
適切な労務管理は従業員の満足度向上と質の高い医療サービス提供につながります。

主な対策ポイントは以下の通りです。

  • リスト労働基準監督署の役割を理解し、調査を改善の機会と捉える
  • 労働時間管理と給与計算の正確性確保
  • 労働条件通知書と就業規則の適切な作成・更新・周知
  • 定期的な自主点検とコミュニケーション強化
  • 専門家との連携項目リスト項目リスト項目

これらの継続的な取り組みは、従業員のモチベーション向上や業務効率化につながり、歯科医院の競争力を高めます。